Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Es liegt keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG vor.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht. Dabei beachten wir insbesondere die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung und Sicherheit. Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall einschlägig ist, hängt vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang ab.

Personenbezogene Daten sind insbesondere Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu können beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Online-Kennungen, Kommunikationsinhalte oder technische Nutzungsdaten gehören.

3. Aufruf der Website und technische Serverdaten

Beim Aufruf von www.upniqu.de können technisch erforderliche Daten durch den Hostingbetrieb verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte URL bzw. Ressource, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und technische Verbindungsdaten gehören.

Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Website, der Fehleranalyse sowie der Abwehr und Untersuchung technischer Angriffe. Rechtsgrundlage kann insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.

Die konkrete Speicherung dieser Serverdaten richtet sich nach der Konfiguration des tatsächlich eingesetzten Hostings. UPNIQU setzt keine längere Speicherung voraus, als sie für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen.

4. Eigene Website-Analytics von UPNIQU

Auf der öffentlichen UPNIQU-Website wird eine eigene, serverseitige Analysefunktion eingesetzt. Sie dient dazu, die Nutzung der Website zu verstehen, technische Fehler zu erkennen und die Inhalte sowie den Conversion-Funnel weiterzuentwickeln.

Nach der derzeitigen technischen Umsetzung werden für einen Seitenaufruf insbesondere folgende Informationen verarbeitet:

• aufgerufener Seitenpfad;
• Zeitpunkt des Ereignisses;
• eine täglich wechselnde, aus der IP-Adresse abgeleitete Hash-Kennung;
• Quelle bzw. Referrer-Host, soweit vorhanden;
• eine grobe Geräteklasse wie Desktop, Tablet oder Mobile.

Die Roh-IP-Adresse und der vollständige User-Agent werden von dieser UPNIQU-Analytics-Komponente nicht dauerhaft in der Analytics-Tabelle gespeichert. Aus der IP-Adresse wird für die technische Erfassung lediglich eine täglich rotierende Hash-Kennung gebildet. Dadurch soll eine datensparsame Erfassung von Seitenaufrufen ermöglicht werden.

Die Analytics-Funktion verwendet in ihrer derzeitigen Implementierung keine eigenen Analyse-Cookies. Sollte künftig ein nicht notwendiges Cookie-, Marketing- oder vergleichbares Tracking-System eingesetzt werden, wird dies vor dessen Einsatz gesondert berücksichtigt und die Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.

Rechtsgrundlage für eine nicht einwilligungsbasierte, technisch datensparsame Reichweitenmessung kann – abhängig von der konkreten Ausgestaltung und Interessenabwägung – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein. Die berechtigten Interessen liegen insbesondere in der sicheren, wirtschaftlichen und bedarfsgerechten Weiterentwicklung des Webangebots.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie UPNIQU per E-Mail, Telefon oder über ein bereitgestelltes Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen und – soweit es um einen Auftrag oder eine vorvertragliche Anfrage geht – zur Vorbereitung bzw. Durchführung des Vertrags.

Je nach Vorgang können hierzu insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Website-Adresse und der Inhalt Ihrer Nachricht gehören.

Rechtsgrundlage ist je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahmen oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sonstige berechtigte Kommunikationszwecke. Soweit eine Einwilligung erteilt wurde, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

6. Website Check 2.0

Wenn Sie den UPNIQU Website Check verwenden, wird die von Ihnen angegebene Website technisch abgerufen und automatisiert bzw. teilautomatisiert analysiert. Dabei können öffentlich erreichbare Inhalte, Seitenstrukturen, technische Merkmale und weitere für den Check erforderliche Informationen verarbeitet werden.

Wenn Sie nach dem Check zusätzliche Kontaktdaten angeben oder eine Leistung anfragen, können diese Daten zusammen mit den Ergebnissen und der Anfrage im UPNIQU CRM gespeichert werden, soweit dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Kommunikation oder die Durchführung eines Vertrags erforderlich ist.

Bitte übermitteln Sie über den Website Check keine personenbezogenen Daten Dritter, sofern diese für die Prüfung nicht erforderlich sind.

7. Deep Audit

Für einen beauftragten Deep Audit verarbeiten wir die zur Durchführung erforderlichen Daten. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Website-Adresse, Unternehmensdaten, Angaben zum Websiteumfang, Auftragsdaten, Analyseergebnisse, Kommunikation und Rechnungsdaten gehören.

Die Daten können im UPNIQU CRM gespeichert werden, um den Auftrag zu verwalten, das Audit durchzuführen, einen Bericht zu erstellen, eine Rechnung zu erzeugen und das Ergebnis zu übermitteln.

8. Kundenkonto, CRM und Kundenportal

Bei Nutzung von UPNIQU-Kundenkonten, Kundenportal, CRM- oder Projektfunktionen können insbesondere Stammdaten, Zugangsdaten, Kommunikationsdaten, Auftragsdaten, Projektinformationen, Aktivitäten, Rechnungsinformationen und technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der jeweiligen Funktionen, zur Verwaltung der Kundenbeziehung, zur Vertragserfüllung, zur Abrechnung und zur technischen Sicherheit.

Zugriffe auf interne CRM- und Administrationsbereiche sind technisch von der öffentlichen Website getrennt und durch Authentifizierungs- und Zugriffskontrollen geschützt.

9. UPNIQU Smart, digitale Mitarbeiter und Automatisierungen

UPNIQU kann Funktionen bereitstellen, die Informationen aus den für den Kunden aktivierten Systemen analysieren, Aufgaben priorisieren, Empfehlungen erzeugen oder definierte Arbeitsabläufe automatisieren.

Welche Daten dabei verarbeitet werden, hängt vom jeweiligen Tarif, Auftrag und der konkreten Konfiguration ab. Es können beispielsweise Lead-, Kunden-, Projekt-, Kommunikations-, Website-, Termin- oder Aktivitätsdaten betroffen sein.

Automatisierte Verarbeitung erfolgt nur im Rahmen der für die jeweilige Funktion vorgesehenen Zwecke. Werden personenbezogene Daten eines Kunden oder seiner Nutzer im Auftrag verarbeitet, ist – soweit erforderlich – eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO vorgesehen.

10. KI-Funktionen

UPNIQU kann KI-gestützte Funktionen einsetzen. Abhängig von der konkret aktivierten Funktion können hierfür Eingaben, Texte, strukturierte Daten, Websiteinformationen oder andere zur jeweiligen Aufgabe erforderliche Informationen verarbeitet werden.

Es werden nur die Daten an einen externen KI-Dienst übermittelt, die für die jeweilige Funktion tatsächlich erforderlich sind und deren Nutzung rechtlich zulässig ist. Die konkreten externen KI-Anbieter werden vor produktivem Einsatz der jeweiligen Funktion in dieser Datenschutzerklärung ergänzt bzw. in den dafür erforderlichen Datenschutzinformationen ausgewiesen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sollen nicht ohne eine hierfür erforderliche Rechtsgrundlage und geeignete Schutzmaßnahmen an KI-Dienste übermittelt werden.

11. E-Mail-Kommunikation

Wenn UPNIQU E-Mails versendet, werden die für den Versand erforderlichen Empfänger- und Kommunikationsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Betreff, Inhalt und Versandinformationen gehören.

Bei transaktionalen E-Mails, etwa zu Website Checks, Deep Audits, Aufträgen, Rechnungen oder Kundenkonten, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher bzw. vertraglicher Maßnahmen oder aufgrund berechtigter betrieblicher Interessen.

Werden externe Versanddienstleister eingesetzt, werden diese nur im Rahmen der hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingebunden. Die konkret eingesetzten Anbieter sind entsprechend der tatsächlichen Produktionskonfiguration zu dokumentieren.

12. Rechnungen und Zahlungsdaten

Für Angebote, Rechnungen, Zahlungen und die Verwaltung von Abonnements können erforderliche Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten verarbeitet werden.

Bei Nutzung externer Zahlungsdienstleister können Zahlungsdaten unmittelbar durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet werden. UPNIQU erhält dabei grundsätzlich nur die für Vertragsverwaltung und Zahlungszuordnung erforderlichen Informationen, soweit die jeweilige technische Integration dies vorsieht.

13. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung des UPNIQU-Angebots können technische Dienstleister eingesetzt werden, beispielsweise für Hosting, E-Mail, Cloud-Infrastruktur, KI, Analyse, Zahlungsabwicklung, APIs, Sicherheit oder sonstige technische Funktionen.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, erfolgt seine Einbindung unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, werden die hierfür erforderlichen Voraussetzungen und Garantien berücksichtigt.

Die konkrete Liste der tatsächlich eingesetzten Dienstleister muss mit der produktiven Systemkonfiguration übereinstimmen. Nicht eingesetzte Dienste werden nicht als tatsächlich eingesetzte Dienste dargestellt.

14. Cookies und vergleichbare Technologien

Die öffentliche UPNIQU-Website ist nach der derzeitigen technischen Umsetzung darauf ausgelegt, für die eigene Seitenanalyse keine Analyse-Cookies zu verwenden.

Technisch notwendige Cookies oder Session-Technologien können eingesetzt werden, wenn sie für bestimmte Funktionen, beispielsweise geschützte Bereiche oder Sicherheitsmechanismen, erforderlich sind.

Werden künftig nicht notwendige Cookies, Marketingtechnologien, externe Medien oder vergleichbare Trackingtechnologien eingesetzt, wird deren Einsatz entsprechend den gesetzlichen Anforderungen umgesetzt und in dieser Datenschutzerklärung konkret beschrieben.

15. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten können – abhängig vom jeweiligen Vorgang – folgenden Kategorien von Empfängern zugänglich sein:

• UPNIQU bzw. der Verantwortliche selbst;
• technische Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister;
• IT- und Softwaredienstleister;
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister;
• KI- und API-Dienstleister, soweit für eine aktivierte Funktion erforderlich;
• Zahlungsdienstleister;
• Steuerberater, Buchhaltung oder sonstige zur Abrechnung erforderliche Stellen;
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

16. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden Daten gelöscht oder – soweit technisch und rechtlich vorgesehen – anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen können insbesondere für Geschäfts- und Rechnungsunterlagen zu einer längeren Speicherung führen.

Bei Kundenkonten, Projekten, Rechnungen und Vertragsunterlagen richtet sich die Speicherdauer zusätzlich nach der Vertragsbeziehung und den gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

17. Datensicherheit

UPNIQU trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören – abhängig von der konkreten Verarbeitung – insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Authentifizierung, sichere Passwörter, Trennung geschützter Bereiche, technische Protokollierung sowie Maßnahmen zur Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.

Eine vollständige Sicherheit von Datenübertragungen und IT-Systemen kann trotz angemessener Schutzmaßnahmen nicht garantiert werden.

18. Keine Weitergabe zu Werbezwecken ohne Rechtsgrundlage

Personenbezogene Daten werden nicht allein deshalb an Dritte weitergegeben, um diese für eigene Werbezwecke zu verwenden. Eine werbliche Kommunikation erfolgt nur, soweit hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht und gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen vorliegen.

19. Deine Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung und die gespeicherten personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten;
• Löschung personenbezogener Daten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Einschränkung der Verarbeitung unter den gesetzlichen Voraussetzungen;
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen, insbesondere soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Die Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund einer Einwilligung erfolgt ist, bleibt durch den Widerruf unberührt.

20. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem die betroffene Person ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat oder in dem der Verantwortliche bzw. eine relevante Niederlassung ansässig ist.

21. Keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung in jedem Fall

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich nur insoweit erforderlich, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt wird. Bei Vertrags- und Anfragevorgängen können bestimmte Angaben notwendig sein, damit UPNIQU die gewünschte Leistung erbringen oder eine Anfrage bearbeiten kann. Welche Angaben erforderlich sind, ergibt sich aus dem jeweiligen Formular, Bestellvorgang oder Vertrag.

22. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO wird durch die öffentliche UPNIQU-Website nicht als allgemeiner Bestandteil des Angebots vorausgesetzt.

Analyse-, Priorisierungs- und Empfehlungssysteme innerhalb von UPNIQU dienen – abhängig von der konkreten Funktion – insbesondere der Unterstützung von Arbeitsabläufen. Soweit eine konkrete Funktion eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Datenschutzrechts einführt, werden hierfür die jeweils erforderlichen Informationen und Schutzmechanismen bereitgestellt.

23. Daten von Kindern

Das UPNIQU-Angebot richtet sich grundsätzlich an Unternehmen und geschäftliche Nutzer. UPNIQU beabsichtigt nicht, über die Website gezielt personenbezogene Daten von Kindern zu erheben.

24. Links zu externen Websites

Die Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für die Inhalte und die Datenverarbeitung auf externen Websites ist deren jeweiliger Betreiber verantwortlich. Beim Aufruf eines externen Angebots gelten die dort bereitgestellten Datenschutzinformationen.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

UPNIQU kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich technische Funktionen, eingesetzte Dienstleister, gesetzliche Anforderungen oder Verarbeitungsvorgänge ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.

26. Kontakt zum Datenschutz

Fragen zum Datenschutz, Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder sonstige datenschutzbezogene Anliegen können an folgende Stelle gerichtet werden: